Le détail intégral, repliable. C'est ce texte qui fait foi.
ENTRE : La société émettrice du service TRIMONY, ci-après « TRIMONY » ou « Le Prestataire ».
ET : L'indépendant ou la personne morale co-contractante validant le présent contrat, ci-après « Le Client » ou « L'Artisan ».
TRIMONY fournit un service de conciergerie et de secrétariat administratif externalisé et délégué à destination des professionnels du bâtiment, de l'automobile et des PME. Le Client délègue l'exécution matérielle de tâches de secrétariat à TRIMONY.
1.1. Standard Téléphonique Délégué : renvoi d'appels selon trois (3) modes (Permanent, Numéros inconnus uniquement, ou Sur surcharge). TRIMONY met en œuvre des moyens raisonnables pour prendre les appels au nom de l'entreprise du Client, collecter les besoins et consigner les interactions.
1.2. Module de Numérisation (« Scanner Documents ») : via l'application mobile, Le Client photographie documents/bons/factures. TRIMONY traite, convertit, indexe et classe ces pièces dans le Google Drive du Client.
1.3. Module Mémoire Unifiée (« CLIENT_HISTORY ») : historique chronologique unifié des événements de l'entreprise (appels, notes vocales, devis, factures, WhatsApp).
1.4. Assistance à la Préparation des Documents Légaux Belges : TRIMONY prépare les projets de devis/factures conformes à la législation belge (TVA 6% ou 21%, BCE, mentions légales). Aucun document n'est envoyé au client final sans relecture et validation humaine expresse du Client.
1.5. Mandat d'Émission PEPPOL (Évolution) : la facturation électronique structurée via le réseau PEPPOL pourra être proposée ultérieurement, sur la base d'un mandat distinct signé séparément. Aucune émission PEPPOL n'est active par défaut.
1.6. Gestion Multi-Utilisateurs : accès ouvert au dirigeant (Compte Patron) et à ses préposés/ouvriers, sous la responsabilité unique du Client.
2.1. CORE 149,00 € HTVA/mois ; PREMIUM 199,00 € HTVA/mois (par défaut) ; PILOTAGE 299,00 € HTVA/mois.
2.2. Frais d'installation : 99,00 € HTVA (réduits à 49,50 € ou offerts en phase pilote).
2.3. Facturation mensuelle à terme échoir. Conformément au droit commercial belge, toute facture impayée à échéance produit de plein droit, sans mise en demeure, un intérêt de retard de 10%/an et une clause pénale forfaitaire de 15% (minimum 50,00 €), sans préjudice du droit de suspendre les services.
3.1. Le compte est actif dès validation de la souscription.
3.2. Suspension (Kill-Switch) : en cas d'impayé persistant après rappel ou de violation des conditions, TRIMONY peut activer la suspension globale (coupe flux, application et prise d'appels), sans indemnité, les données restant intactes.
3.3. Résiliation : sans engagement de durée (phase pilote). Par notification écrite (email) 7 jours ouvrés avant la fin du mois en cours.
4.1. Obligation de moyens et non de résultat : accueil téléphonique avec diligence et professionnalisme, moyens raisonnables mis en œuvre.
4.2. Liste Blanche : numéros VIP (famille, ouvriers, urgences) sonnant directement chez le Client. TRIMONY décline toute responsabilité en cas de panne télécom ou d'omission d'encodage par Le Client.
4.3. Exclusion : TRIMONY n'est pas responsable des pertes d'exploitation, chantiers manqués ou préjudices résultant d'un appel mal retranscrit, d'un retard, ou d'une panne temporaire des serveurs.
5.1. Le Client fournit un accès à un dossier dédié de son Google Drive ; il reste propriétaire exclusif de son espace.
5.2. Confidentialité : secret professionnel strict. Les images (Cloudinary) ne sont conservées que le temps nécessaire au traitement/conversion PDF, avant archivage sur le Drive du Client.
Signature électronique simple conformément à l'article XII.15 du Code de droit économique belge. Le consentement est matérialisé par la case « J'accepte les CGV, le DPA et le Contrat d'Abonnement TRIMONY V2 ». TRIMONY archive de manière inaltérable : email normalisé, horodatage UTC, adresse IP source ; un PDF de preuve est généré.
Droit belge. Compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Liège, division Verviers.
Data Processing Agreement, conformément à l'article 28 du RGPD.
Le Client collecte et traite les données personnelles de ses propres clients finaux (noms, adresses de chantiers, téléphones, plaques d'immatriculation). Le Client est Responsable de Traitement. TRIMONY est Sous-traitant, agissant uniquement sur instructions du Client.
Le Client valide expressément l'usage des sous-traitants techniques suivants :
CLIENT_HISTORY : timeline, comptes-rendus d'appels et logs conservés pendant toute la durée de l'abonnement actif, plus une période d'archivage technique de 30 jours après résiliation.
Documents scannés : images conservées sur les serveurs de traitement (Cloudinary) uniquement le temps nécessaire à leur conversion PDF, avant archivage définitif sur le Google Drive du Client et purge des serveurs intermédiaires.
En cas de résiliation, sur simple demande écrite, TRIMONY purge définitivement toutes les données résiduelles et historiques de cache présents sur n8n, Vercel et les serveurs d'IA sous 30 jours. Le Client conserve l'intégralité de ses documents historiques sur son espace de stockage souverain Google Drive.
N° de Contrat : TRI-V2-2026-[ID_CLIENT]
Date d'effet : [horodatée à la signature]
Nom de l'Entreprise : complété à la signature
Dirigeant : complété à la signature
BCE / TVA : complété à la signature
Secteur : Toiture & Bâtiment / Garage Automobile / Autre PME
Formule : CORE 149€ / PREMIUM 199€ (par défaut) / PILOTAGE 299€ HTVA/mois. Frais de configuration initiale : 99€ / 49,50€ / Offerts.
Le Client reconnaît que TRIMONY agit exclusivement comme assistant de préparation de documents. Bien que l'application génère automatiquement les taux de TVA belges (6% ou 21%) et les mentions obligatoires, aucun document (devis ou facture) n'est expédié aux clients finaux sans une relecture et une validation humaine expresse (clic de validation) du Client. Le Client demeure le seul responsable légal et fiscal de ses factures auprès du SPF Finances.
Conformément à l'article XII.15 du Code de droit économique belge, les parties renoncent à la signature manuscrite papier et valident leur engagement par signature électronique simple lors de la première connexion. En cochant la case « J'accepte les CGV, le DPA et le Contrat d'Abonnement TRIMONY V2 », Le Client authentifie son accord. TRIMONY enregistre et scelle de manière inaltérable : l'email certifié du signataire, l'horodatage précis (UTC) et l'adresse IP source. Le présent fichier fait office de contrat-cadre et de loi entre les parties.